כל עסק, חברה או ארגון משתמש במערכות מידע שונות. מערכות מידע אלה מהוות חלק מרכזי וחשוב בהתנהלות העסקית והכלכלית. ישנן עשרות מערכות מידע לעסקים, וכל אחת מהן מתאימה לעסקים בעלי מאפיינים ייחודיים. אחת המערכות הנפוצות ביותר אצל ארגונים ועסקים בישראל היא מערכת מאנדיי – מערכת חכמה לניהול משימות ופרויקטים.
מהם היתרונות של הטמעת מערכות מידע?
כאמור, מערכות מידע מהוות את עמוד השדרה של כל ארגון וכל עסק. להטמעת מערכות אלה יש מספר יתרונות מרכזיים:
- נגישות של כל המידע העסקי במקום אחד
- ייעול תהליכי הזנת ושליפת נתונים
- שיפור ביצועים והעלאת פרודוקטיביות
- מניעת שגיאות וטעויות
- יעילות בתהליכי העבודה העסקיים
- ניתוח נתונים – שיפור הערך העסקי
- חיסכון בעלויות
- שיפור חווית הלקוח ורמת שביעות הרצון
מה חשוב לדעת לקראת הטמעת מערכת מאנדיי?
תהליך הטמעה של מערכת מידע הוא תהליך מאתגר מעט, אשר טומן בחובו מספר קשיים. לכן, על מנת שתוכלו להטמיע את המערכת בצורה קלה, מהירה ובהירה, מומלץ ליישם מספר טיפים, עליהם תוכלו לקרוא בקישור הבא https://setit.tech.
טיפים ליישום מערכות מידע:
- אפיון מקצועי – טרם ההפעלה של מערכות המידע, יש לבצע אפיון מקצועי, שמטרתו היא להציג תמונת מצב של המאפיינים הבאים:
- מצב המחלקה
- קשיים תפעוליים
- מספר וסוג המשתמשים
- מטרות המערכת
- מינוי אחראי תהליך – אחד מהשלבים המקדימים להטמעת מערכת מידע בארגון הוא מינוי אחראי תהליך. כלומר, מומלץ למנות עובד מתוך החברה שיהיה אמון על תהליך ההטמעה
- . תפקידו יהיה לוודא שהעובדים מבינים את המערכת, מצליחים להשתמש בה, וגם להעניק עזרה ותמיכה לעובדים שמתקשים בתפעול המערכת.
- הגדרת מטרות ויעדים – על מנת שמערכת המידע החדשה תוכל לשפר את הסדר הארגוני בחברה, יש לבחון את התהליכים הקיימים בחברה. כלומר, יש להיפטר מתהליכים שלא מטיבים עם החברה, וליישם תהליכים מתקדמים וחדשניים אשר ישרתו את יעדי החברה.
- התאמת המערכת למשתמשים – כל מערכת מידע ארגונית משמשת עשרות ולעיתים מאות עובדים. לכן, יש לבצע התאמות שונות כדי שממשק המערכת יתאים למשתמשים
- . למשל, עובדי מחלקה מסוימת לא זקוקים למידע אודות מחלקה אחרת, ועובדים זוטרים לא אמורים להיות חשופים למידע פיננסי רגיש. כלומר, יש לבצע אפיון של המחלקות השונות – ולהבין מי אמור להיות חשוף ולאיזה מידע.
- תפעול שוטף – אמנם הטמעה של מערכת המידע היא שלב חשוב ומהותי, אך יש לקחת ברצינות רבה גם את עניין התפעול השוטף של המערכת. כלומר, בחודשים הראשונים של השימוש במערכת יש להעניק לעובדים תמיכה יומיומית בנוגע למערכת.
לסיכום
מאנדיי היא מערכת מידע נפוצה מאוד בישראל. ארגונים רבים משתמשים בה על בסיס יומיומי על מנת לנהל תהליכים, משימות ופרויקטים. יש להטמיע את המערכת בצורה איכותית ומקצועית – על מנת להפיק מהמערכת את המירב, ולהנות מהיתרונות הרבים שלה.
